Päätettäviä asioita koskevat blogikirjoitukset:
Mistä asioista täytyy päättää?
Yhdistyksen kokousten pöytäkirjoista täytyy löytyä päätökset sääntöjen ja lain mukaan yhdistyksen päätettäväksi kuuluvista asioista. On joukko asioita, joihin yhdistys tai yhdistyksen hallitus ei saa ryhtyä ilman asianmukaista päätöstä. Yhdistyksen kokouksessa päätettävistä asioista on hyvä olla jäsenistöllä tieto etukäteen. Siksi on kätevää luetella sääntöjen mukaisissa kokouksissa käsiteltävät asiat säännöissä, jolloin kokouskutsuun täytyy lisätä vain näiden lisäksi tulevat asiat. Kokouskutsuista on kirjoitettu erikseen.
Yhdistyksen kokouksen päätettäväksi kuuluvat asiat ovat:
-
- sääntöjen mukaan yhdistyksen kokoukselle kuuluvat asiat
- yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
- kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen
- muun yhdistyksen kannalta huomattavan omaisuuden luovuttaminen
- äänestys- ja vaalijärjestys (yhdistyslain 30 §)
- hallituksen jäsenen valitseminen tai erottaminen
- tilin- tai toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen
- tilinpäätöksen vahvistaminen
- vastuuvapauden myöntäminen
- yhdistyksen purkaminen.
Hallituksen päätettäväksi kuuluvien asioiden päätökset täytyy löytyä hallituksen pöytäkirjoista. Myös näistä asioista on määräyksiä yhdistyksen säännöissä ja eri lakipykälissä. Hallitus voi viedä itselleen kuuluvan asian myös yhdistyksen kokouksen päätettäväksi. Tämä voi olla paikallaan, jos päätös merkittävällä tavalla sitoo yhdistystä eikä jäsenistön mielipiteestä ole tietoa. Seuraava luettelo ei ole kattava, vaan lähinnä muistilista hallitukselle.
Hallituksen kokouksen pöytäkirjoista tulee löytyä päätökset esimerkiksi seuraavista asioista:
-
- yhdistyksen kokouksen toimenpiteitä edellyttävät päätökset
- toimihenkilöiden valinnat
- toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelu yhdistyksen kokoukselle
- merkittävät poikkeamat voimassa olevaan toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon ja toimenpiteet niiden johdosta
- tilinpäätöksen ja taseen käsittely, allekirjoittaminen ja valmistelu yhdistyksen kokoukselle
- mahdollisten toiminnatarkastajien esittämien havaintojen käsittely ja niiden perusteella yhdistyksen kokoukselle annettavat tiedot
- yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja järjestelyjen pääkohdat
- yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät sääntöjen mukaiset ja ylimääräiset asiat
- uusien jäsenten hyväksyminen
- jäsenyyksien ja jäsenluettelon ylläpito, jäsenten poistaminen jäsenluettelosta
- pankkitilien avaaminen ja sulkeminen sekä tilien käyttöoikeuksien ylläpito
- arpajaisten, keräysten yms järjestäminen, luvat ja tulosten yhteenvedot
- mahdollisen käteiskassan toimintojen ohjeistaminen
- tarvittaessa sisäisen tarkastuksen järjestäminen
- yhdistystä taloudellisesti tai toiminnallisesti sitovat päätökset
- tilikartan ylläpito
- poistosuunnitelman ylläpito
- arkistointisuunnitelma, erityisesti talouden dokumenttien osalta
- omaisuuden hankinta, luettelointi ja hallinta sekä myynti
- saadut ja annettavat lahjat ja muut merkittävät muistamiset
- avustusten ja tukien hakeminen ja hakujen tulokset
- työntekijöiden palkkaaminen, työehdot ja muut yksityiskohdat ja vastuut
- yhdistyksen edustaminen eri tilaisuuksissa
- tärkeimmät saapuneet postit ja muut hallitukselle osoitetut yhteydenotot
- yhdistyksen ulkoisen ja sisäisen tiedottamisen järjestelyt.
Myös muissa yhdistyksen toimielimissä voidaan tehdä päätöksiä, joista tarvitaan merkintä pöytäkirjaan. Tällaisia tapauksia on esimerkiksi silloin, kun yhdistyksen kokous tai hallitus on delekoinut valtaa jollekin muulle toimielimelle. Delekointi ei kuitenkaan poista lain ja sääntöjen mukaista vastuuta päätöksistä.