Erään yhdistyksen vähitellen, vuosien aikana muodostuneena käytäntönä on ollut, että erilaisia kululaskuja maksetaan Whatsapp-viestien, sähköpostien ja jopa puhelinsoittojen perusteella. Tällainen on toki kätevää, kun etäisyydet ovat pitkiä eikä tilinkäyttäjän ja maksun saajan tarvitse oikeita papereita käsitellä. Yhdistyksen kirjanpidon ja tuloslaskelman teki toinen henkilö tiliotteiden perusteella. Tilitapahtumista ei luotettavasti selvinnyt kaikkien maksujen aihetta. Valitettava lisämauste asiassa oli, että tilin käyttöoikeutettu oli samalla tuon pienen yhdistyksen toiminnantarkastaja.
Mitä tässä sitten meni vikaan? Miksi asiasta pitäisi huolestua, kun kaikki kuitenkin ovat luotettavia henkilöitä? Miksi asioista pitäisi tehdä yhtään sen hankalampia kuin niiden hoitaminen edellyttää?
Valitettavasti ihan käytännön tapaukset vahvistavat, että sääntöjä ei ole tehty turhan takia. Jos säännöistä ja huolellisesta taloudenhoidosta aletaan lipsua, lipsuminen jatkuu, kunnes jotain ikävää tapahtuu. Vähitellen eteen voi tulla myöhästymisseuraamuksia ja epäselviä tapahtumia, voipa tulla maksettua tuplamaksuja.
Tapauksen johdosta laadittiin sivustolle sivu käsittelemään laskujen hyväksymistä. Se ei ole kattava, eikä sovellu kaikkin tapauksiin, mutta asia kannattaa huomioida ja pohtia hetki kaikissa yhdistyksissä.