Laskujen hyväksymistä koskevat blogikirjoitukset:
Laskujen maksurutiinien sudenkuoppia
Jokaisella vähänkin merkittävämpää taloudellista toimintaa pyörittävän yhdistyksen tulee huolehtia, että taloudenhoito on ohjeistettu ja sisäinen valvonta toimii. Vaikka toiminta olisi vähäistä, on asia vähintään huomioitava. Valittu sisäinen valvoja tai tarkastaja tarkastaa laskujen hyväksymisen, käteiskassan, omaisuuden hoidon ja tarpeen mukaan muiden asioiden tilanteen. Tämä ei ole epäluottamuksen osoitus, vaan pyrkimys varmistaa, että jo toimintakauden aikana kaikki sujuu, eikä satu lipsahduksia tai huolimattomuusvirheitä.
Seuraavassa esimerkki yhdistyksen laskujen käsittelyn ohjeiksi.
Kulu-, matka- ja muiden laskujen hyväksyminen
[Yhdistys ry]:n hankintojen tulee perustua hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan tai muuhun päätökseen. Hankinnat pyritään tekemään kokonaisedullisimmalla tavalla ja merkittävät hankinnat kilpailutetaan.
Tavanomaisten, pienten hankintojen laskut pyritään hoitamaan laskutus- ja käsittelykulujen välttämiseksi niin, että hankinnan tekijä maksaa hankinnan itse ja laskuttaa yhdistystä jälkikäteen kululaskulomaketta käyttäen.
Kuitissa, kululaskussa tai sen liitteessä hankinta eritellään riittävällä tarkkuudella. Koontilaskuilla eritellään jokainen hankinta kuten yksittäin laskutettaessa.
Matkalaskussa mainitaan mm. matkan ajankohta ja aihe, alkamis- ja päättymisosoite. Kilometrit korvataan yhdistyksen kokouksen päättämän ohjeen mukaisesti eli käytetään Kelan vahvistamaa korvaustaksaa (0,33 e/km). Yöpymiskulut yms hyväksytään, kun matkasta päätetään toimintasuunnitelmassa tai hallituksen kokouksessa.
Toimintasuunnitelman mukaisen kulu- tai matkalaskun hyväksyy puheenjohtaja, sihteeri tai taloudenhoitaja niin, että kukaan ei hyväksy omaa laskuaan. Hyväksynnän yhteydessä merkitään, kuuluuko meno aktiviteetteihin tai hallintoon.
Toimintasuunnitelmasta poikkeavan laskun hyväksyy puheenjohtaja ja muodostunut lasku todetaan hallituksen kokouksessa.
Hyväksytty hallituksen kokouksessa . .