Asialista

Asialistalle tuli esiin seuraava tapaus: ”Yhdistykselle on tullut lasku, jonka eräpäivä lähenee. Ohje sanoo, että lasku on määrätyn hyväksyjän kuittauksella hyväksyttävä. Hyväksyjät ovat pitkällä työmatkalla. Voiko rahastonhoitaja maksaa laskun, jota ei ole hyväksytty?”

Jatka lukemista ”Lasku hyväksymättä, eräpäivä tulee!”

Joidenkin yhdistysten säännöissä mainitaan yhdistyksen hallituksen jäsenmääräksi vaihteluväli, esimerkiksi 3 – 8 jäsentä. Asialistalle tuli kysymys, kuinka ja missä vaiheessa jäsenmäärä päätetään.

Jatka lukemista ”Miten valitaan hallitukseen 3 – 8 jäsentä?”

Eräässä yhdistyksessä syntyi henkilövalintoja tekevässä kokouksessa tilanne, että ehdokasasettelussa ilmoitettiin erääseen tehtävään vain yksi ehdokas. Kokouksen osallistujista muutama osallistuja ilmoitti kuitenkin, että eivät hyväksy kyseistä henkilöä tähän tehtävään. Valinnan vastustamisen syynä oli ehdokkaan heikentynyt kyky hoitaa tehtävää. Heillä ei kuitenkaan ollut esittää valintakokouksessa vaaliin vastaehdokasta.

Jatka lukemista ”Voiko vaalissa olla negatiivisia ääniä?”

Kriisiviestintä voi koskea myös yhdistystä. Yhdistyksessä voi tapahtua onnettomuus, kavallus, tietojen väärinkäyttöä, virheellinen tiedonanto tai mitä vain omia kömmähdyksiä. Ulkopuolelta voi yhdistykseen kohdistua onnettomuus, tietomurto, omaisuutta koskeva tilanne tai mitä tahansa poikkeuksellista. Jopa pienellä yhdistyksellä olisi hyvä olla selvillä periaatteet, kuka tiedottaa ja miten, jos jotain yllättävää tapahtuu.

Jatka lukemista ”Kriisiviestinnästä voi tulla viestintäkriisi”

Erään yhdistyksen vähitellen, vuosien aikana muodostuneena käytäntönä on ollut, että erilaisia kululaskuja maksetaan Whatsapp-viestien, sähköpostien ja jopa puhelinsoittojen perusteella. Tällainen on toki kätevää, kun etäisyydet ovat pitkiä eikä tilinkäyttäjän ja maksun saajan tarvitse oikeita papereita käsitellä. Yhdistyksen kirjanpidon ja tuloslaskelman teki toinen henkilö tiliotteiden perusteella. Tilitapahtumista ei luotettavasti selvinnyt kaikkien maksujen aihetta. Valitettava lisämauste asiassa oli, että tilin käyttöoikeutettu oli samalla tuon pienen yhdistyksen toiminnantarkastaja.

Jatka lukemista ”Laskujen maksurutiinin sudenkuoppia”

Yhdistyksille kertyy vuosien aikana omaisuutta. Osa voi olla rahallisesti vähäarvoista, mutta käyttöarvoltaan tai yhdistyksen historian kannalta tärkeätä. Hallituksen vastuulla on ylläpitää luetteloa sellaisesta omaisuudesta, jolla on yhdistykselle merkitystä. Hallituksen on myös tehtävä linjaus, millainen omaisuus ja miten rekisteriin merkitään.

Jatka lukemista ”Omaisuusluettelo, onko tarpeen?”

Uusi sivu antaa vinkkejä yhdistyksen arkistoinnin järjestämiseen. Yleispätevää, yksityiskohtaista ohjetta ei voi antaa, koska jokainen yhdistys, arkistointitarve, -tapa ja -paikka on erilainen. Joillakin on paljon sähköistä, joillakin paperia ja joillakin tarpeistoa. Yhteistä kaikille on, että arkistointia pitää suunnitella, toteuttaa, ylläpitää ja valvoa.

Jatka lukemista ”Arkisto, kenkälaatikko sängyn alla?”

Asialistan tietoon tuli tapaus, jossa yhdistyksen purkamiseen tuli mutkia. Yhdistyksen pankkitilin lopettaminen ei mennytkään noin vain. Pankkitilin lopettamiseen tarvitaan nimenkirjoittaja tai erikseen valtuutettu henkilö. Pankkikohtaiset ohjeet kannattaa tarkistaa, ennen päätöksentekoa. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän eli YTJ-järjestelmän tietojen on hyvä olla ajantasalla, koska virallisissa yhteyksissä pätee se, mitä tietoja viranomaisten rekisterissä  on.

Jatka lukemista ”Yhdistyksen purkaminen, havaintoja”

Tekoäly, josta yleisesti tunnetuimpana ChatGPT, on soveltuvissa asioissa helpottanut työtä varsin paljon. Tekoälyn kanssa pitää kuitenkin olla varovainen, sillä se osaa suoltaa myös täyttä soopaa varsin vakuuttavasti. Seuraavassa esimerkkinä ChatGpt:n kanssa yhdistystoimintaan liittyen käyty keskustelu, jossa tekoäly myös otti opikseen:

Jatka lukemista ”Tekoäly ja kokoustekniikka”

Avustus on yhdistykselle tuloa, joka nimensä mukaisesti ei ole vastinetta tehdystä tai myydystä. Oikeastaan avustus on vastinetta hyvästä maineesta ja luotettavasta toiminnasta niin, että avustuksen myöntäjä katsoo toiminnan tukemisen arvoiseksi.

Jatka lukemista ”Kohde- ja yleisavustus ovat eri asiat”